BUDGET POLICY AND PROCEDURE

 

-       (22.11.2013) တြင္ Budget ထုတ္ယူခြင့္ ရရွိထားသူမ်ား လိုက္နာေဆာင္ရြက္ရန္ Budget Policy ႏွင့္ Procedure မ်ားအား ေအာက္ပါအတိုင္း ရံုးမိန္႔ထုတ္ျပန္ထားပါသည္။ 

၁။       Format မွန္ကန္မႈရွိရန္

၂။       အေၾကာင္းအရာထည့္သြင္းျခင္းမွန္ကန္မႈရွိရန္

၃။       အသံုးစရိတ္အား မွန္ကန္စြာ Review ျပဳလုပ္ရန္

၄။       ေျပစာ၊ အေထာက္အထား ျပည့္စံုစြာပူးတြဲထည့္သြင္းေပးရန္

၅။       တင္ျပထားသည့္အခ်က္မ်ားသာသံုးစြဲရန္

၆။       လက္မွတ္ျပည့္စံုစြာေရးထိုးရန္

၇။       သက္မွတ္ရက္အတြင္း Budget/Claim အခ်ိန္မီ ျပဳလုပ္ရန္

၈။       ခြင့္ျပဳခ်က္မရွိေသာ အသံုးစရိတ္မ်ားအတြက္ သီးျခားတင္ျပေတာင္းခံရန္

 

၁။       Format မွန္ကန္ျခင္း

            အသံုးစရိတ္ထုတ္ယူ၊ ရွင္းလင္းရာတြင္ စာရင္းဇယားမ်ားမွန္ကန္မႈရွိေစရန္အတြက္ MD ကိုယ္တိုင္ ပံုစံခ်ေပးထား ေသာ ေနာက္ဆံုး Format ကိုသာ အသံုးျပဳရမည္ျဖစ္ပါသည္။ အေၾကာင္းအရာမ်ားထည့္သြင္းရာတြင္ -

Advance Cover

A>   ရက္စြဲမွန္ကန္ရမည္

B>   ေခါင္းစဥ္မွန္ကန္ရမည္

C>   ေငြတန္ဖိုးမွန္ကန္ရမည္

D>   စာေၾကာင္းမ်ား အစီစဥ္တက်ေရးသားရမည္

E>    လက္မွတ္ျပည့္စံုရမည္

Advance Detail

A>   မိမိအသံုးစရိတ္အား Expense/Asset သက္မွတ္ေပးရမည္..

B>   Expense တြင္ (ကားခ၊ ၀န္ေဆာင္ခ၊ မီတာေဘလ္၊ ဖုန္းေဘလ္ ႏွင့္ ေပးေခ်ရန္အသံုးစရိတ္ စသည္တို႔ပါ၀င္သည္)

C>   Asset တြင္ ( ၀ယ္ယူထားေသာ ပစၥည္းအမ်ိဳးအစားေပၚမူတည္၍ ကာလရွည္သံုးစြဲႏိုင္သည့္ ပစၥည္းမ်ား ဥပမာ..အိမ္၊ ကား၊ စားပြဲ၊ ကုလားထိုင္၊ ဖုန္း၊ ကြန္ပ်ဴတာႏွင့္ ဆက္စပ္ပစၥည္းမ်ားႏွင့္ သေဘာတရားတူညီသည့္ ပစၥည္း ၀ယ္ယူျခင္းမ်ား ပါ၀င္သည္။)

၂။       အေၾကာင္းအရာထည့္သြင္းျခင္းမွန္ကန္မႈရွိရန္

မိမိထုတ္ယူလိုသည့္ အသံုးစရိတ္ေခါင္းစဥ္မ်ားအားျပည့္စံုစြာထည့္သြင္းေဖာ္ျပရပါမည္။ အေသးစိတ္သိရွိပါက ထည့္ သြင္းေရးသားႏိုင္ပါသည္။

A>   သံုးစြဲမည့္ အေၾကာင္းအရာ၏ အမ်ိဳးအစား၊ အခ်ိန္ကာလ၊ သံုးစြဲမည့္ေနရာအား ေဖာ္ျပေပးရန္။

၃။       အသံုးစရိတ္အား မွန္ကန္စြာ Review ျပဳလုပ္ရန္

            Budget မတင္မီအခ်ိန္တြင္ လိုအပ္ေသာ အသံုးစရိတ္မ်ားအား Review ျပဳလုပ္၍ အနီးစပ္ဆံုး တင္ျပေပးရန္ လိုအပ္ ပါသည္။ ထပ္မံထုတ္ယူရန္ ေပၚေပါက္လာပါက ဒုတိယလပတ္ Budget တြင္သာ တင္ခြင့္ျပဳမည္ျဖစ္ပါသည္။ ထို႕ေၾကာင့္ လုပ္ငန္းၾကန္႔ၾကာမႈမရွိေစရန္ Budget မတင္မီကတည္းက လိုအပ္ေသာ အခ်က္အလက္မ်ား ျပည့္စံုစြာ စုစည္း၍ ၁၅ ရက္စာ အသံုးစရိတ္အား ထုတ္ယူခြင့္ေတာင္းခံရမည္ျဖစ္ပါသည္။

၄။       ေျပစာ၊ အေထာက္အထား ျပည့္စံုစြာပူးတြဲထည့္သြင္းေပးရန္

            သက္မွတ္ရက္ျပည့္ၿပီးေနာက္ သံုးစြဲၿပီး စရိတ္၊ ပိုေငြမ်ားအား ျပန္လည္အပ္ႏွံရာတြင္ Budget ထုတ္ယူစဥ္က တင္ျပ ထားသည့္ အေၾကာင္းအရာမ်ားႏွင့္ ပတ္သက္သည့္ ေဘာက္ခ်ာ စာရြက္စာတမ္းမ်ား၊ ေျပာစာမ်ား၊ Bank Statement၊ Cheque မိတၱဴမ်ားႏွင့္ ေဘာက္ခ်ာမရရွိေသာ အသံုးစရိတ္မ်ားအတြက္ မွတ္ခ်က္ေရးသားပူးတြဲၿပီး ျပန္လည္ရွင္းလင္း တင္ျပရမည္ျဖစ္ပါသည္။

 

၅။       တင္ျပထားသည့္အခ်က္မ်ားသာသံုးစြဲရန္

            အသံုးစရိတ္အား တင္ျပထားသည့္ ေခါင္းစဥ္မ်ားအတြက္သာ သံုးစြဲခြင့္ျပဳပါမည္။ တင္ျပထားျခင္းမရွိေသာ အေၾကာင္း အရာမ်ားေပၚေပါက္လာပါက ၄င္းကိစၥႏွင့္မသက္ဆိုင္ေသာအသံုးစရိတ္မွ အစားထုိးသံုးစြဲခြင့္ လံုး၀ခြင့္ျပဳမည္ မဟုတ္ပါ။ တင္ျပထားသည့္အသံုးစရိတ္မ်ား သံုးစြဲရန္မလိုျခင္း၊ လိုအပ္သည္ထက္ကုန္က်မႈမရွိျခင္းႏွင့္ သံုးစြဲရန္ အခ်ိန္မလံု ေလာက္ေသာ အသံုးစရိတ္မ်ားအား သက္ဆိုင္ရာေခါင္းစဥ္အလိုက္ ပိုေငြျပန္လည္အပ္ႏွံရမည္ျဖစ္ပါသည္။ ေနာက္တစ္ ႀကိမ္ Budget တင္မွသာ မသံုးျဖစ္ေသးေသာ အသံုးစရိတ္မ်ားအားထပ္မံထုတ္ယူခြင့္ျပဳပါမည္။

 တင္ျပထားျခင္းမရွိေသာ အသံုးစရိတ္မ်ားအားသံုးစြဲျခင္း၊ သံုးစြဲျခင္းေၾကာင္ တင္ျပထားေသာ လုပ္ငန္းကိစၥမ်ားတြင္ ေႏွာင့္ေႏွးၾကန္႔ၾကာျခင္း၊ စာရင္းရွင္းလင္းရာတြင္ ႐ႈပ္ေထြးေစျခင္းမ်ားႏွင့္ အေၾကာင္းအရာေခါင္းစဥ္မ်ား ထပ္မံအစား ထိုးျခင္းမ်ားအား လံုး၀ခြင့္ျပဳမည္မဟုတ္ပါ။

 

၆။       လက္မွတ္ျပည့္စံုစြာေရးထိုးရန္

            Budget တင္ရာတြင္ Cover, Details စာမ်က္ႏွာမ်ားတြင္ လက္မွတ္ ၊ အမည္၊ ေန႔ရက္၊ ရာထူး၊ ဌာန ျပည့္စံုစြာ ထည့္သြင္း ေရးထိုးရန္ လိုအပ္ပါသည္။ ကိုယ္စား လက္မွတ္ေရးထိုးေပးျခင္း၊ ကိုယ္စားေဆာင္ရြက္ေပးျခင္း ခြင့္မျပဳပါ။

၇။       သက္မွတ္ရက္အတြင္း Budget/Claim အခ်ိန္မီ ျပဳလုပ္ရန္

            Budget ထုတ္ယူျခင္း၊ Claim ျပဳလုပ္ျခင္းအား တစ္လႏွစ္ႀကိမ္သာသက္မွတ္ထားပါသည္။ Direct Budget တင္ခြင့္မရွိ သည့္အတြက္ အေရးေပၚ သံုးစြဲရန္ ေပၚေပါက္လာပါက သက္ဆိုင္ရာ ေခါင္းစဥ္အမ်ိဳးအမည္အား စာကိုယ္တြင္ ထည့္သြင္းေဖာ္ျပ၍ ေရာက္ရွိေနသည့္ Budget ကာလေန႔ရက္အား ထည့္သြင္း၍ ထုတ္ယူခြင့္ေတာင္းခံရမည္ျဖစ္ပါ သည္။ အေၾကာင္းအရာတြင္ "Budget" အေရးအသား လံုး၀ထည့္ခြင့္မျပဳပါ။

 ၈။       ခြင့္ျပဳခ်က္မရွိေသာ အသံုးစရိတ္မ်ားအား ျပန္လည္ေပးေလ်ာ္ရန္

A>   သက္မွတ္ရက္အတြင္း Budget မတင္ျခင္း ၊ အခ်ိန္မီ Claim မျပဳလုပ္ျခင္း

B>   ေငြေၾကးအစားထိုးသံုးစြဲျခင္း

C>   အေၾကာင္းအရာမ်ား အတိုးအေလ်ာ့ျပဳလုပ္ျခင္း

D>  ေဘာက္ခ်ာစာရြက္စာတမ္းမျပည့္စံုျခင္း

E>   Format မမွန္ကန္ျခင္း

F>   လက္မွတ္မျပည့္စံုျခင္း

G>  ေငြတန္ဖိုးမမွန္ကန္ျခင္း

H>  မလိုအပ္ေသာကိစၥမ်ားအတြက္ သံုးစြဲထားျခင္း

I>    လိုအပ္သည္ထက္ပိုသံုးထားျခင္း

စသည့္အခ်က္မ်ားေတြ႕ရွိပါက သက္ဆိုင္ရာ Budget ထုတ္ယူသူ တာ၀န္ခံအား Budget Policy အတိုင္း ထိေရာက္စြာ အေရးယူေဆာင္ရြက္သြားမည္ျဖစ္ၿပီး ခြင့္ျပဳခ်က္မရွိေသာ အသံုးစရိတ္မ်ားအား ျပန္လည္ေပးေလ်ာ္ရမည္ျဖစ္ေၾကာင္း အမိန္႕ ခ်မွတ္လိုက္သည္။

(Budget Policy အား အိျမတ္မြန္ဦးသို႔ WTSC BUDGET POLICIES AND PROCEDURES 10112015 email subject ေခါင္းစဥ္ျဖင့္ (1.12.2015) ရက္ေန႔တြင္ လႊဲေျပာင္းေပးထားပါသည္။)

 

BUDGET CURRENT ACCOUNT မ်ား

-       Budget Account မွ မွတ္ပံုတင္ျဖင့္ တိုက္ရိုက္ေငြသားထုတ္ယူခြင့္ လံုး၀မရွိပါ။

-       အသံုးစရိတ္ေပးေခ်ရန္ (သို႔) Budget ထုတ္ယူရန္ရွိပါက KBZ Bank တြင္ current account သစ္ ဖြင့္လွစ္ရပါမည္။ အဆိုပါ current account သည္ WTSC လုပ္ငန္းႏွင့္ပတ္သက္၍ ေငြအသြင္း/အထုတ္မ်ား ျပဳလုပ္ရန္အတြက္သာ ျဖစ္ပါသည္။ အျခားျပင္ပကိစၥရပ္မ်ား, personal အသံုးျပဳမႈမ်ားႏွင့္ ခ်ိတ္ဆက္ျခင္း မရွိေစရပါ။

-       မိမိတို႔ကုမၸဏီမွ အလုပ္လက္ခံေဆာင္ရြက္သည့္ supplier မ်ား၊ contractor မ်ား၊ auditor မ်ားသည္လည္း KBZ Bank တြင္ current account ဖြင့္လွစ္ထားမွသာ အဆိုပါ account သို႔သာ တိုက္ရိုက္ေငြေပးေခ်ရမည္ျဖစ္ပါသည္။

>>SOFT COPY -  current account စာရင္းမ်ားအား (1-12-2015) ရက္ေန႔တြင္ e-mail ျဖင့္ ေပးပို႔ လႊဲေျပာင္းထားပါသည္။

 

Budget Advance မ်ား လက္ခံစစ္ေဆး၍ ထုတ္ေပးျခင္း

Department Budget

-     ဌာနအသီးသီးမွ မိမိတို႔ဌာနအတြက္ လိုအပ္သည့္ အသံုးစရိတ္မ်ားအား သတ္မွတ္ထားသည့္ format ျဖင့္ ေခါင္းစဥ္မ်ားခြဲ၍ သံုးစြဲမည့္ အေၾကာင္းအရာအေသးစိတ္အား ေဖာ္ျပ၍ Budget Advance အား Budget ဌာနသို႔ တင္လာပါသည္။

-     Budget ဌာနမွ ၎ေလွ်ာက္လႊာမ်ားအား register တံဆိပ္တံုးႏွိပ္၍ Budget Register စာအုပ္တြင္ စာရင္းေရးသြင္းပါသည္။

-     အသံုးစရိတ္အေသးစိတ္အား departmental budget advance ဇယားတြင္ ခြဲျခား၍ စာရင္းေရးသြင္းျခင္း။

>>SOFT COPY - Departmental Budget Expense for each person.xlsx တြင္ မ်ဳိးသႏၱာမွ ပံုမွန္ စာရင္းေရးသြင္းပါသည္။

-     တင္ျပလာသည့္အသံုးစရိတ္မ်ားအား budget policy ႏွင့္ ညီ/မညီ၊ အမွန္တကယ္အသံုးျပဳရန္ လိုအပ္/မလိုအပ္၊ အမွန္တကယ္ ကုန္က်မည့္ပမာဏထက္ ပိုမိုျခင္း ရွိ/မရွိစစ္ေဆးျခင္း။ အခ်ဳိ႕မရွင္းလင္းသည့္ အသံုးစရိတ္မ်ား တင္ျပလာျခင္းအတြက္ သက္ဆိုင္ရာ budget တင္သူထံ ျပန္လည္ေမးျမန္းစံုစမ္း၍ MD ထံသို႔ တင္ျပ၍ ခြင့္ျပဳမိန္႔ ေတာင္းခံပါသည္။

-     ခြင့္ျပဳမိန္႔ရရွိပါက (၁၅)ရက္စာအသံုးစရိတ္အတြက္ တင္ျပထားသည့္ ေငြပမာဏႏွင့္ သံုးစြဲမည့္ အခ်ိန္တို႔ႏွင့္ ခ်င့္ခ်ိန္၍ အသံုးစရိတ္မ်ားအား အႀကိမ္ခြဲ၍ budget တင္သူ၏ current account သို႔ လႊဲေျပာင္းေပးပါသည္။

-     ခြင့္ျပဳေပးသည့္ အသံုးစရိတ္ေခါင္းစဥ္ႏွင့္ ေငြလႊဲေပးသည့္ ပမာဏကို လႊဲသည့္ေန႔ရက္တြင္ Budget တင္သူထံသို႔ အေၾကာင္းၾကားေပးပါသည္။

Nay Zin Min Logistics Budget

-     NZM လုပ္ငန္းခြဲအတြက္ Budget ကာလမွာ (၁)လျဖစ္ပါသည္။

-     ေနဇင္မင္းလုပ္ငန္းခြဲ၏ Budget တာ၀န္ခံမွ Budget မ်ားအား MD ထံသို႔ တိုက္ရိုက္တင္ျပခြင့္ျပဳမိန္႔ ရယူပါသည္။

-     လကုန္ရက္ Budget ပိတ္သည့္ကာလတြင္ Nay Zin Min Logistics Budget တာ၀န္ခံမွ NZM Budget Account မ်ားအားလံုး၏ တစ္လအတြင္း အသံုးစရိတ္စာရင္းရွင္းတမ္းအား ေပးပို႔ ရွင္းလင္းရပါမည္။

External Contractor, External Auditor, Shipping Agent, SSB Fees

-     Direct Budget မ်ားျဖစ္သည့္ အေဆာက္အဦေဆာက္လုပ္ျခင္းအတြက္ အလုပ္အပ္ႏွံသည့္ external contractor မ်ား, External Audit Firm မ်ားႏွင့္ ဆိပ္ကမ္းမွ ပစၥည္းထုတ္ျခင္းအတြက္ Agent သို႔ အပ္ႏွံေဆာင္ရြက္ျခင္းအတြက္ Agent ခမ်ားေပးေခ်ျခင္း၊ မႀကီးယင္းမာ budget စသည္တို႔အတြက္ ၎တို႔၏ current account သို႔ တိုက္ရိုက္လႊဲေျပာင္းေပးရပါသည္။ current account ဖြင့္လွစ္ထားျခင္းမရွိသည့္ ဆိုင္ခန္းခေပးေခ်ျခင္း၊ SSB (လူမႈဖူလံုေရးေၾကး)ႏွင့္ အျခား ဘဏ္ကိစၥအတြက္ RK ေပးျခင္းမ်ားအတြက္ မွတ္ပံုတင္ျဖင့္ လႊဲေျပာင္းေပးရပါသည္။ ၎ cheque အား မိတၱဴကူးယူျခင္း၊ လက္ခံရရွိသူအား debit တြင္ လက္မွတ္ေရးထိုးေစျခင္းမ်ား ေဆာင္ရြက္ရပါသည္။

-     Agent ခေပးေခ်ျခင္းအတြက္ကိုမူ ပစၥည္းထုတ္ယူၿပီးစီးပါက Agent မွ Bill တင္လာ၍ ၎ကို မထိုက္မွ စရိတ္မ်ားအားစစ္ေဆးၿပီး မွန္ကန္မွသာ Budget ဌာနသို႔ ေပးေခ်ႏိုင္ရန္အတြက္ Bill ေပးပို႔ပါသည္။ Budget ဌာနမွ Agent သို႔ ၎ပစၥည္းထုတ္ယူျခင္းအတြက္ ႀကိဳတင္ေငြေပးေခ်ထားျခင္းႏွင့္ Bill မ်ားအား ထပ္ဆင့္စစ္ေဆးၿပီး က်န္ေငြလႊဲရမည့္ပမာဏအားေဖာ္ျပ၍ MD ထံသို႔ ခြင့္ျပဳမိန္႔ေတာင္းခံၿပီး လႊဲေျပာင္းေပးေခ်ရပါမည္။

 

HO Budget ပိတ္ျခင္း

-     လစဥ္ (15)ရက္ေန႔ႏွင့္ (30/31)ရက္ေန႔မ်ားတြင္ HO Budget (045 1010 600 2789701) ၏ ေငြလက္က်န္ 1500/-ခ်န္၍ ပိုေငြမ်ားအား Settlement Account သို႔ ထည့္၍ HO Budget ပိတ္ပါသည္။

-     (15)ရက္ႏွင့္ (30/31) ရက္ေန႔မ်ားသည္ ဘဏ္ပိတ္ရက္ စေန-တနဂၤေႏြေန႔မ်ားျဖစ္ပါက ဘဏ္ျပန္ဖြင့္သည့္ေန႔ရက္တြင္ ေဆာင္ရြက္ပါသည္။

-     (1) ရက္ေန႔မွ (15)ရက္ေန႔အထိ 1500/- က်န္သည္အထိ bank statement အား ထုတ္ယူပါသည္။

-     bank statement ႏွင့္ cheque register book မ်ား၊ budget တင္ထားသည့္ စာရင္းမ်ား၊ ရွင္းတမ္းမ်ားႏွင့္ တိုက္ဆိုင္စစ္ေဆး၍ ရွင္းတမ္းအခ်ဳပ္စာရင္းအား MD ထံသုိ႔ e-mail ျဖင့္ Budget ကာလတိုင္း ေပးပို႔တင္ျပ ရွင္းလင္းပါသည္။

>> HARD COPY HO Budget Account Statement Summary အား (15-5-2014) မွ (7-12-2015) ထိ Budget ကာလတစ္ခုခ်င္းအလိုက္ စာရင္းရွင္းတမ္းအခ်ဳပ္အား bank statement မူရင္းႏွင့္ပူးတြဲ၍ Box File အနက္ေရာင္ျဖင့္ တြဲထားပါသည္။

(မ်ဳိးသႏၱာသို႔ 16.12.2015 ရက္ေန႔တြင္ လႊဲေျပာင္းေပးထားပါသည္။)

>> SOFT COPY HO Budget Account Statement Summary အား (15-5-2014) မွ (7-12-2015) ထိ Budget ကာလတစ္ခုခ်င္းအလိုက္ စာရင္းရွင္းတမ္းမ်ားအား Folder တစ္ခုခ်င္းစီျဖင့္ခြဲ၍ excel စာရင္း ျပဳလုပ္ထားပါသည္။ MD ထံသို႔လည္း စာရင္းပိတ္တိုင္း e-mail ျဖင့္ report ျပဳလုပ္ထားပါသည္။     (SOE SOE >HANDOVER LIST>1.HO Budget Summary ေအာက္တြင္ date အလိုက္ခြဲထားသည့္ Folder 34 ခု ရွိပါသည္။)

 

Department Budget ပိတ္ျခင္းႏွင့္ Budget Claim Form မ်ား လက္ခံစစ္ေဆးျခင္း

-     ၎ေန႔ရက္ႏွင့္ တၿပိဳင္တည္း ဌာနအသီးသီးမွ Budget ထုတ္ယူသံုးစြဲသူမ်ားကလည္း သံုးစြဲထားမႈမ်ားအား ရွင္းတမ္းတြင္ျဖည့္စြက္ၿပီး ပိုေငြရွိပါက မိမိတို႔ account သို႔ ေငြသားျပန္လည္ ထည့္သြင္းၿပီး ၎မွတဆင့္ Settlement Account (014 1010 600 2789701) သို႔ cheque ျဖင့္ transfer ျပဳလုပ္လႊဲေျပာင္းရပါသည္။

-     Budget Claim Form ႏွင့္အတူ သံုးစြဲမႈအတြက္ ေျပစာအေထာက္အထား voucher မူရင္းမ်ား၊ debit မ်ား၊ ၎တို႔ account ၏ bank statement မူရင္းမ်ားအား ပူးတြဲ၍ Budget ဌာနသို႔ ရွင္းတမ္းေပးပို႔ ေဆာင္ရြက္ရပါသည္။

-     ဌာနအသီးသီးမွ တင္ျပလာသည့္ Budget claim မ်ားတြင္ voucher မ်ားႏွင့္ သံုးစြဲထားသည့္ အေထာက္အထား၊ အခ်က္အလက္မ်ား ျပည့္စံုမႈရွိ/မရွိ၊ တင္ျပထားသည့္ အသံုးစရိတ္မဟုတ္ဘဲ ေျပာင္းလဲသံုးစြဲမႈရွိ/မရွိ၊ bank statement မ်ားပါ/မပါ စစ္ေဆးျခင္း။

-     Claim မ်ားျပည့္စံုစြာ ေရာက္ရွိၿပီးပါက ေအာက္ပါအတိုင္း budget တင္သူတစ္ဦးခ်င္းစီအလိုက္ department budget မ်ားခြဲျခား၍ စာရင္းေရးသြင္းပါသည္။

1.   ဦးခင္ေမာင္လတ္ - Admin Department အသံုးစရိတ္၊ diesel/petrol အသံုးစရိတ္၊ ရံုးကားမ်ား ျပင္ဆင္ျခင္း အသံုးစရိတ္၊ ၀န္ထမ္းမ်ားလစာေပးျခင္းစရိတ္

2.   ေမသဇင္ႏြယ္ - ေၾကြးေကာက္၀န္ထမ္းမ်ား အသံုးစရိတ္

3.   မမာလာရီ - ေနျပည္ေတာ္တြင္ လိုင္စင္ေလွ်ာက္ျခင္း၊ စာပို႔ျခင္း၊ မင္းထြန္းသန္႔အသံုးစရိတ္

4.   ေဒၚထိုက္ထိုက္ဦး - Iron & Steel HO အသံုးစရိတ္၊ custom duty ႏွင့္ agent fees မ်ား

5.   မခင္ေထြးေမာ္ - warehouse & logistics အသံုးစရိတ္

6.   ဦးေမာင္ေမာင္ျမင့္ - BYN ဆိုင္၏ အသံုးစရိတ္

7.   ဦးေမာင္ေမာင္ျမင့္ - မူဆယ္မွ ပစၥည္းသယ္ယူျခင္းကုန္က်စရိတ္

8.   ေအးမင္း - Iron & Steel (ေတာင္ဒဂံု) ၏ အသံုးစရိတ္

9.   ေဒၚညိဳညိဳျမင့္ - Iron & Steel (ေစာ္ဘြားႀကီးကုန္း) ၏ အသံုးစရိတ္

10.  ကိုထြန္းေအာင္စိုး - ကားလိုင္စင္သက္တမ္းတိုးျခင္းအသံုးစရိတ္

11.  ျဖဴျဖဴ၀င္း - MDY SYM Autoparts အသံုးစရိတ္

12.  အေဆာက္အဦးေဆာက္လုပ္ျခင္း၊ ျပင္ဆင္မြမ္းမံျခင္းမ်ားအတြက္ external contractor မ်ားသို႔ တိုက္ရိုက္ေပးေခ်ျခင္းအသံုးစရိတ္

13.  ဆိပ္ကမ္းမွ ပစၥည္းထုတ္ျခင္းအတြက္ agent သို႔ PO သြင္းရန္ႏွင့္ ဆိပ္ကမ္းရွင္းလင္းျခင္းအတြက္ ကုန္က်စရိတ္မ်ားေပးေခ်ျခင္း။

>>SOFT COPY - Departmental Budget Expense for each person.xlsx တြင္ မ်ဳိးသႏၱာမွ ပံုမွန္ စာရင္းေရးသြင္းပါသည္။

 

Settlement Account ပိတ္ျခင္း

-     ဌာနအားလံုးမွ ရွင္းတမ္းမ်ားျပည့္စံုစြာေရာက္ရွိ စာရင္းရွင္းလင္းၿပီးပါက Settlement Account (014 1010 600 2789701) account တြင္ လက္က်န္ 1500/- ခ်န္၍ သတ္မွတ္ထားသည့္ account သို႔လႊဲၿပီး စာရင္းပိတ္ပါသည္။

-     settlement account ၏ bank statement အားထုတ္ယူ၍ Budget တင္သူမ်ားမွ ပိုေငြလႊဲေျပာင္းထား မႈမ်ားအား တိုက္ဆိုင္စစ္ေဆးပါသည္။

 

HO Budget မွ  Advance မ်ားျပန္လည္ထုတ္ေပးျခင္း

-       Settlement account ပိတ္ၿပီး ဌာနႏွင့္ လုပ္ငန္းခြဲအားလံုးမွ ျပည့္စံု/မွန္ကန္စြာ စာရင္းရွင္းလင္းၿပီးမွ ေနာက္ Budget အတြက္ Advance တင္ထားမႈမ်ားအား စစ္ေဆး၍ MD ထံ ခြင့္ျပဳခ်က္တင္ျပရပါမည္။

 

======================================================

 

Daily Bank Transaction

-          MD ၏ အမည္ျဖင့္ ဖြင့္ထားသည့္ KBZ Bank, Yoma Bank, MOB Bank မ်ားရွိ account မ်ားအား ဘဏ္ဖြင့္ရက္ (တနလၤာမွ ေသာၾကာေန႔) အထိ ေန႔စဥ္ နံနက္တိုင္း ဘဏ္ေငြလက္က်န္မ်ားအား ဖုန္းဆက္ေမးျမန္း ရပါမည္။ စုစုေပါင္း account (50) ခန္႔ရွိပါသည္။ ၎ account မ်ားထဲမွ transaction ရွိသည့္ A/C မ်ားသာ ေမးျမန္းရန္လိုအပ္ပါသည္။

-          ပံုမွန္ Daily Transaction ရွိသည့္ A/C မ်ားမွာ-

-          SYM Autoparts income မ်ားသြင္းသည့္ KBZ (Bayint Naung Branch) 005 1010 600 2789701

-          WAP Autoparts income မ်ားသြင္းသည့္ KBZ (Thingan Gyun Branch) 027 1010 600 2789701

-          Iron & Steel income မ်ားသြင္းသည့္ KBZ (South Dagon Branch) 068 111 000 2351

-          Yoma Bank Call Deposit Account (KTDA Branch) 02021500079-2

-          NZM Logistics income မ်ားသြင္းသည့္ KBZ (Mandalay Lan 80 Branch) 063 1010 600 2789 701

-          HO Budget account KBZ (Botahtaung Branch) 045 1010 600 2789701

-          ဦးေမာင္ေမာင္ျမင့္ႏွင့္ သူရိန္ထြန္းတို႔ထံမွ Autoparts အတြက္ local purchase budget မ်ား တင္ျပလာပါက သက္ဆုိင္ရာ စာရြက္စာတမ္း၊ voucher မ်ား ျပည့္စံုမွန္ကန္မႈ ရွိ/မရွိ စစ္ေဆးၿပီး၊ Local purchase budget excel file တြင္ စာရင္းေရးသြင္းရန္။ ေပးေခ်ရန္ due date ေစ့သည့္ေန႔တြင္ ၀ယ္ယူသည့္ ဆိုင္ KBZ Account (သို႔) မွတ္ပံုတင္ျဖင့္ လႊဲေပးရန္။ ၎စရိတ္လႊဲရန္အတြက္ income account မ်ားမွ SYM (Local Purchase) KBZ (Kantawkalay Branch) ထဲသို႔ လႊဲရန္လိုအပ္သည့္ ပမာဏအတိုင္းသာ ထည့္သြင္းရန္ လိုအပ္ပါသည္။

o    KBZ Mingalarzay Branch (6255 Account) ႏွင့္ အျခား other income account

 

-          Budget မွ သံုးမည့္အသံုးစရိတ္ပမာဏအား ခ်ိန္ဆ၍ သတ္မွတ္ထားသည့္ Income Account မ်ားမွ Budget Account သို႔ ေငြလႊဲေျပာင္းေပးျခင္း။

-          Income Account မ်ားမွ ေငြမ်ားအား 6255 သို႔ လႊဲေျပာင္းထည့္သြင္းရန္အတြက္ cheque မ်ား ေရးသား စီစဥ္ျခင္း။

-          Cheque Register (Manual) ေရးသြင္းျခင္း၊ excel တြင္လည္း စာရင္းေရးသြင္းျခင္း။

-          တစ္လတစ္ႀကိမ္ႏွင့္ လိုအပ္သည့္အခ်ိန္တြင္ bank statement မ်ား ထုတ္ယူျခင္း။

-          Cheque စာအုပ္ကုန္လွ်င္ အသစ္ထုတ္ရန္အတြက္ စီစဥ္ေဆာင္ရြက္ျခင္း။ ကုန္သည့္ cheque စာအုပ္မ်ား အား serial number စဥ္အလိုက္ စစ္ေဆး သိမ္းဆည္းျခင္း။

-          ေငြလႊဲေျပာင္းၿပီးပါက ဘဏ္မွ ျပန္လည္ရရွိသည့္ bank transaction note မ်ားအား ျပန္လည္စစ္ေဆး၍ ခြဲျခား သိမ္းဆည္းျခင္း။

Local Purchase

-          ဦးေမာင္ေမာင္ျမင့္ႏွင့္ သူရိန္ထြန္းတို႔ထံမွ တင္ျပလာသည့္ Local Purchase (Autoparts) မ်ားအား voucher မ်ားႏွင့္ warehouse မွ stock received ႏွင့္ မထိုက္တို႔ထံမွ MBC တြင္ ေရးသြင္းၿပီးသည့္ purchase order မ်ားႏွင့္ တိုက္ဆုိင္စစ္ေဆး၍ credit due date ေစ့သည့္ေန႔တြင္ သက္ဆိုင္ရာ ဆိုင္၏ current account (သို႔) မွတ္ပံုတင္ျဖင့္ လႊဲေျပာင္းေပးႏိုင္ရန္ စီစဥ္ေဆာင္ရြက္ျခင္း။

-          သက္ဆိုင္ရာ ဆိုင္သို႔ လႊဲေျပာင္းၿပီးေၾကာင္း ေငြလႊဲရန္တင္ျပသူထံ မည္သည့္ voucher အတြက္ လႊဲေပးလိုက္ ေၾကာင္းကို အေၾကာင္းျပန္ၾကားေပးျခင္း။

-          Local purchase excel file တြင္ စာရင္းေရးသြင္းျခင္း။

Cheque Register Book

-          MD’s account မ်ား၏ cheque အသံုးျပဳမႈမ်ားအတြက္ account တစ္ခုလွ်င္ cheque serial number အလိုက္ cheque register book တြင္ စာရင္းေရးသြင္းပါသည္။ တစ္လတစ္ႀကိမ္ account မ်ား၏ bank statement မ်ား ထုတ္ယူ၍ excel cashbook တြင္ စာရင္းေရးသြင္း၍ MD ထံ စာရင္းပိတ္ ေပးပို႔ပါသည္။

-          ၎ account မ်ားတြင္ SYM (BYN) 005 1010 6002789701, WAP (TGN) 027 1010 6002789701, တို႕၏ cashbook အား ေမသဇင္ႏြယ္တို႔ Debtor Control Department မွလည္းေကာင္း၊ NZM (MDY) 063 1010 6002789701၏ cashbook အား ကိုထြန္းေအာင္စိုးတို႔ဌာနမွလည္းေကာင္း, I&S (SDGN) 0681110002351 ႏွင့္ Yoma Bank 02021500079-2 ၏ cashbook အား မထိုက္တို႔ဌာနမွလည္းေကာင္း စာရင္းျဖည့္သြင္းပါသည္။